كَيْف يُساعِدك التَّوْثيق فِي بِنَاء فريق رَقمِي

مرحبا وأهلاً بك في العدد السابع و الثلاثون من نشرة
Leaders Anywhere 🌐

حيث أشاركك أشياء يجب أن تعرفها إن كنت تعمل عن بعد وهذه سيساعدك لتصبح قائدًا أفضل بنسبة ١٪ كل أسبوع لتعيش حياة سعيدة ومنتجة وناجحة في أي مكان في العالم

أهلاً صديقي

🌙 كل عام و انت بخير بمناسبه شهر رمضان المبارك و تقبل الله صيامكم 🌙

هذا العدد هو الجزء الأوّل من سلسلة دليل القائد الرّقمي لبناء فريق رقمي ناجح

تخيّل معي الموقف التالي

عندما تواجه مشكلة ما في عملك تحاول حلّها لساعات وأيّام دون جدوى حتّى تكاد أن تفقد الأمل نهائيّاً

ثم يأتيك الإنقاذ من أحدهم فجأةً ويقول لك: أستطيع مساعدتك في حل تلك المشكلة التي تصارعها لأيّام في دقائق فقط. ما رأيك؟

لديك 6 خطوات محدّدة لتقوم بها حتّى نتجاوز هذه المشكلة

ليس من السهل تذكّر هذه الخطوات لذلك يفضّل أن تدوّنها

تلتقط ورقة وقلم وتبدأ بتدوين كل ما يفعله ذلك المنقذ حتّى تصل إلى ذلك الحل الذي جعلك تسهر وتقلق لأيّام

الحياة تبدو الآن رائعة، سهلة، وثقتك في القدرة على إيجاد الحلول تطال عنان السماء

تخيّل معي الآن، أنّك وبعد أيّام فقط، واجهت نفس المشكلة

تذهب مباشرةً لتلك الورقة لتتابع خطوات الحل فتكتشف أنّك أضعتها في مكان ما

وأن ذلك المنقذ لم يعد متاحاً

كيف هو شعورك الآن؟

وكيف هو شعورك إن أخبرتك أنّ تلك المشكلة تتعلّق ببناء فريقك الرّقمي وقدرته على إنجاز المهام؟

كيف يبدو تسيير أعمالك مهما كان بسيطاً وإدارة فريقك مهما كان صغيراً بدون توثيق سهل وواضح؟

كيف توثّق بوضوح أهم ما يسيّر فريقك وعملك بالاتّجاه الصّحيح ولماذا التوثيق مهم أصلاً؟

هذا ما سأحدّثك عنه في هذا العدد من نشرة قادة بلا حدود

…لنتعمق

العمل في فريق رقمي حتى لو كان فريق من ٢ يتطلب وضوح و مشاركه في المعلومات، وهذا ما يجعل التوثيق مهم لفرق العمل الرقميه بحكم بعد المسافات و عدم التواجد الدائم لمساعده بعضهم البعض

قبل أن تبدأ بتوثيق الأمور، يجب أن تسأل نفسك الأسئلة التالية

ما الذي يجب توثيقه؟

قد لا تحتاج أن توثّق كل شيء، بل أن توثّق ماهو مهم بالفعل وتعطيه الأولويّة مثل

الأهداف ◆

القرارات ◆

كيفيّة سير العمل ◆

محاضر الاجتماعات ◆

كل نظام عمل ودليل ومرجع عن كيفيّة تنفيذ الأمور ◆

لماذا يجب توثيقه؟

مع كل عنصر ترغب في توثيقه، يجب أن تعرف الغرض من التوثيق

مثال: لماذا نحتاج إلى توثيق طريقة العمل هذه تحديداً؟

لأنّها تحل مشكلة متكرّرة أو نمط متكرّر وبالتالي لا نحتاج للبحث عن مسار الحل من الصفر

بل نستطيع أن نلجأ مباشرةً إلى إطار العمل الموثّق هنا عندما نواجه نفس المشكلة

كيف يجب توثيق الأمور؟

التوثيق جهد جماعي يجب أن يشارك فيه كل أعضاء الفريق

كيف نرسّخ تلك الثقافة؟

تذكير الفريق بأهميّة توثيق بعض الأمور بشكل متكرّر حتى تصبح عادة لديهم

مثل: تدوين كل الملاحظات المذكورة خلال الاجتماعات

عندما يصبح الفريق ككل هو المسؤول عن عمليّة التوثيق بكل مراحلها

يصبح التوثيق عمليّة أسهل وأكثر فعاليّة من خلال

جمع الاقتراحات من الفريق حول كيفية التوثيق 📌

الاستمرار في تحسين عمليّة التوثيق وإصلاح كل خلل 📌

الاتفاق على طريقة توثيق واضحة للجميع وسهلة مع إمكانيّة إدماج أي عضو جديد في الفريق دون مشاكل 📌

كيف نحدّث ونعدّل كل ما وثّقناه؟

لا تُحفظ الوثائق بشكل نهائي كما كتبت أوّل مرّة، ولكن يتم تعديلها وتحديثها بشكل مستمر

لذلك يجب عليك فهم كيفية تسيير هذه العمليّة بشكل سلس عند الحاجة لكل تعديل أو عند طلب هذا التعديل من أحد أعضاء الفريق

كما يجب أن تكون هذه العملية واضحة لكل شخص في الفريق بما في ذلك الأعضاء الجدد

ما هي دورة حياة الوثائق؟

من خلال هذا السؤال تستطيع التعامل مع الوثائق وفق عمرها ومدى الحاجة إليها

تبدأ دورة حياة الوثيقة من الإنشاء وتنتهي بالأرشفة أو الحذف

في فريقي مثلاً تمر الوثيقة بهذه المراحل

Draft - مسودة 🌟

In Progress - قيد الإنشاء 🌟

In Review - تحت المراجعة 🌟

Rejected - تم الرفض 🌟

Accepted - تم القبول 🌟

Published - تم النشر 🌟

أي أداة يجب استخدامها للتوثيق؟

الأهم من اختيار أدوات محدّدة للتوثيق، هو توحيد أداة التوثيق في الفريق لضمان لجوء الجميع إلى مصدر واحد موثوق للحصول على المعلومات التي يحتاجونها

موافقة الجميع على أداة توثيق محدّدة يساعد كل عضو أن يكون مشاركًا في عمليّة التوثيق وأي عمليّة تحديث تطبّق عليها لاحقاً

طرحك لتلك الأسئلة يجعل عمليّة التوثيق عمليّة غاية في البساطة بالنسبة لك و لفريقك

وعندما توثّق بالشكل الصحيح فأنت تبني فريق

أعلى إنتاجيّةً ✓

أكثر مرونة في التعامل مع المشاكل ✓

وأكثر قدرة على دمج وتعليم الأعضاء الجدد ✓

!تذكّر دائماً! أنّ كل ما هو مكتوب فهو محفوظ، وما لم يكتب، يُنسى

الآن وقد عرفت ما يجب التفكير والاهتمام به عند عمليّة التوثيق في فريقك الرقمي قد تسأل نفسك

كيف أدير تلك العمليّة بالكامل لأضمن نجاحها؟

احجز استشارتك معي لأساعدك في ذلك

✌️ سلام
راشد

🌟 التسجيل مفتوح - دوره مختصر القياده الرقميه 🌟